2017_09_20
Suomen referenssit

Riipinen Restaurants Oy

Digitalisoitu taloushallinto tuo notkeutta sesonkityöhön

Riipinen Restaurants Oy on ravintola-alan perheyritys, joka nojaa pitkäjänteiseen työhön, laadukkaisiin tuotteisiin ja miellyttävään asiakaspalveluun. Ravintolat tarjoavat Ruka-Kuusamon alueella pizzaa ja täytettyjä leipiä nälkäisille pohjoisen kävijöille. Sukupolvenvaihdoksen yhteydessä vuonna 2013 yrityksen taloushallinto digitalisoitiin kokonaisuudessaan.

- Yrityksen toiminnan muodostavat neljä ravintolaa. Pizzeria Ruka ja kolme franchise-sopimuksella toimivaa ravintolaa. Pizzeria Ruka, Kotipizza ja Subway, ovat Rukalla ja Subway Kuusamon keskustassa, kertoo toimitusjohtaja Henrik Riipinen.

- Missiomme on luoda ihmisille loistava lomakokemus ruokailun parissa. Parhaista, puhtaista raaka-aineista tehty ruoka ilahduttaa asiakkaita. Pizzeria Rukan pizzat paistetaan puu-uunissa ja kaikkien ravintoloiden toiminta nojautuu tuoreisiin raaka-aineisiin. Hyvä asiakaspalvelun on kaiken a ja o.

Suomen suosituin laskettelukeskus Ruka vetää väkeä lumien aikaan, kesällä on rauhallisempaa. Riipisen ravintoloista vain Kuusamon keskustan Subway on auki ympäri vuoden; muilla on kuuden viikon sulku toukokuun alusta kesäkuun puoleen väliin jolloin tehdään huoltoja ja lomaillaan. Henkilöstöä on vakituisesti 15, mutta laskettelusesongin aikaan määrä kasvaa kymmenellä.

Sesonki tuo omat erityispiirteensä yrityksen arkeen ja talouteen

- Valtaosa liikevaihdosta tehdään talvisesongin aikana. Rinteet avataan lokakuussa ja suljetaan toukokuun alussa. Kesän ja syksyn luontomatkailu on kuitenkin hyvässä kasvussa. Kuusamoon saapuu joka vuosi lumettomaan aikaan enemmän vaeltajia, kalastajia, ruskaretkeläisiä ja muita luonnosta virtaa janoavia turisteja. Talven sesongissa päivittäinen tekeminen ja operaatioiden hallinta vie valtaosan ajasta, sen vuoksi yrityksen tukiprosessien pitää toimia mutkattomasti. Sesongin ulkopuolella teemme kehitystöitä ja suunnittelemme seuraava sesonkia, Riipinen kuvaa.

Accountor on ollut Riipinen Restaurantsin kumppani neljä vuotta, sukupolvenvaihdoksen aloittamisesta asti.  Samasta talosta saadaan paitsi sähköiset taloushallinnon ratkaisut, myös apua juridiseen puoleen yrityksen omistuksen siirtyessä asteittain isältä pojalle. Accountorin ratkaisut tekivät vaikutuksen. 

- Taloushallinnon digitalisointi oli meille järkevin ratkaisu ja Accountor oiva valinta siihen.  Koen että saimme aidosti kumppanin tekemään tätä kanssamme. Heti alussa oli paljon isoa muutosta: otin vastuuta sekä päivittäisten operaatioiden johtamisesta että yrityksen hallinnollisista tehtävistä, koko entinen taloushallinnon tapamme meni uusiksi. Siinä oli laaja kenttä haltuun otettavaksi, Riipinen kuvaa.

- Meillä on ollut sama kirjanpitäjä ja palkanlaskija alusta asti Accountorilla. He tuntevat meidät ja homma sujuu jouhevasti: molemmin puolin toimitaan tehokkaasti. Voimme molemmat kohdistaa ajankäytön ydintoimintoihin. Meidän aikaamme vapautuu toimistossa istumisesta konkreettiseen asiakkaan kohtaamiseen ja henkilöstön kehittämiseen. Ohjelmat ovat myös selkeitä, helppoja käyttää ja olemme koko ajan yhtäläisesti ajan tasalla kirjanpitäjän ja palkanlaskijan kanssa, ei tarvitse pyytää lähettelemään laskuja tai tositteita. Yhteistyö toimii hyvin järjestelmien yli ja toki myös tapaamme säännöllisesti käydäksemme läpi palautetta ja kehityskohteita.  

Riipinen Restaurants käyttää Procountor- ja MaraPlan-ohjelmistoja

- Tykkään erityisesti siitä, että nämä ratkaisut vapauttavat tekemään taloushallintoa aikaan ja paikkaan sitomatta. Ravintolatoiminnassa tarvitaan joustavat tukijärjestelmät, koska olisi haastavaa olla käymässä läpi laskuja esimerkiksi tiettynä viikonpäivänä virka-aikaan. Eritoten sesonkityössä taloushallinnon tulee taipua vallitseviin kiireellisiin aikatauluihin. Tositearkistot kulkevat aina mukana ja kuittisovelluksen avulla kännykkä korvaa skannerin. Ajansäästö on huomattava, Riipinen kertoo.

- Sesonkityössä myös nopea-aikainen taloushallinnon reagointi on tärkeää. Reaaliaikainen taloushallinto pitää meidät ajan tasalla yrityksen kulurakenteesta, jolloin pystymme heti vaikuttamaan kulurakenteeseen ja kauden tulokseen. Pahimmassa tapauksessa lukuja vertailtaisiin vasta talvisesongin jälkeen, jolloin muutoksia yrityksen kannattavuuden suhteen kuluneelle sesongille ei voida enää tehdä.

MaraPlan on toimiva ravintoloille suunniteltu työaikajärjestelmä

- Se antaa kokonaiskuvan resursseista ja kustannuksista. MaraPlanin avulla hallinnoimme työvuoroja ja toteutuneet työtunnit siirretään suoraan palkanlaskentaan. Tavoitteena on oikea määrä henkilöstöä töissä; silloin asiakaspalvelu sujuu ja kustannukset pysyvät kurissa. Käytämme järjestelmää myös henkilöstötarpeen laskennassa. On haasteellista arvioida paljonko kausityöntekijöitä tarvitaan, mutta ohjelman avulla meillä on kattavat arkistot monen vuoden ajalta joiden avulla resursointi helpottuu. Siis juuri mitä tarvitsemme kausityöhön, Riipinen kehuu.

Tutustu muihin referenssihin Ota yhteyttä