2017_10_24
Uutiset

Tiesitkö, että EU:n tietosuoja-asetus vaikuttaa myös rekrytointiprosessiin?

- Rekrytointiin kuuluu olennaisesti  ihmisten henkilötietojen käsittelyä. Nämä tiedot saattavat sisältää myös arkaluonteisia tietoja ja kaikkien henkilötietojen huolellisesta käsittelystä tuleekin huolehtia rekrytointiprosessin yhteydessä, kertoo Accountorin lakiaisiainpäällikkö Anna-Maija Marjakangas. 

Tietosuoja-asetuksen eli GDPR:n (General Data Protection Regulation) mukaisesti henkilötietoja on säilytettävä tietoturvallisesti ja niitä saa tarkastella ainoastaan ne henkilöt, joille se on tarkoituksenmukaista. Työhakemus ja CV sisältävät paljon henkilötietoja, jotka hakija toimittaa itse.

- Nyt viimeistään on aika pohtia vaihtoehtoa sille, että rekrytoinnissa käytetään sähköpostia hakukanavana.  Sähköposti ei ole tietoturvallinen viestintäväline, Marjakangas toteaa.

On suositeltavaa, että  henkilötietojen käsittelystä  rekrytoinnin aikana jäisi jälki. Näin pystytään myös näyttämään, että henkilötietoja on käsitelty oikein ja turvallisesti.

Hakuprosessin aikana on tiedettävä, ketkä pääsevät hakijoiden tietoja tarkastelemaan. Myös lokitiedot tarvitaan: on tarpeellista, että käsittelystä jää selkeä merkintä. Tietoja ei saa säilyttää kuin tarvittavan ajan, ja myös tietojen poisto on oltava todennettavissa.

Sähköpostin liitteinä toimitettavien hakumateriaalien käsittely on kirjavaa ja virheiden mahdollisuus on suuri. Tietoturvakin on sähköpostipalvelimella heikkoa.

- Joissain yrityksissä on ollut tapana säilyttää tietoja siltä varalta, että myöhemmin vapautuisi tehtävä, johon katsottaisiin aiempien hakijoiden joukosta mahdollisesti sopivaa. Tämä on omaa rekrytointiprosessia keventävä tapa. Tällaisen käsittelyn kanssa on nyt kuitenkin oltava tarkkana: jos tietoja säilytetään, tälle on oltava hakijan kirjallinen suostumus, joka on oltava selkeästi myös todennettavissa, Marjakangas painottaa.

- Tietoja ei myöskään saa säilyttää missä vain eikä niihin tule olla pääsy esimerkiksi kaikilla yrityksen esimiehillä, jotka joskus saattaisivat rekrytoida.

Viimeistään GDPR:n voimaantullessa toukokuussa 2018 on syytä harkita manuaalisen rekrytointitavan vaihtamista sähköiseen rekrytointijärjestelmään.

- Rekrytointijärjestelmä huolehtii lokitiedoista ja tietoturvasta. Yritys varmistuu myös siitä, että tietoihin on pääsy vain niillä henkilöillä, ketkä tietoja tarvitsevat ja että papereita ei jää lojumaan vääriin paikkoihin. Sähköinen järjestelmä myös tehostaa ja nopeuttaa itse prosessia, Marjakangas suosittelee.

Accountorin Rekryratkaisu-järjestelmä on ketterä ja kevyt tapa päivittää oma rekrytointiprosessi. Erityisesti pk-yrityksille – ja muillekin yrityksille, joilla ei ole omaa rekrytointijärjestelmää – sopiva Rekryratkaisu toimii selainpohjaisesti ja sen avulla voi hoitaa koko rekrytoinnin, aina ilmoituksen julkaisemisesta hakemusten käsittelyyn ja hakijaviestintään.  Kaikki rekrytoinnissa mukana olevat voivat tarkastella hakemuksia järjestelmässä, ja tiedot käsittelyistä tallentuvat automaattisesti.

- Toimiva ja nykyaikainen rekrytointiprosessi on myös tärkeä työnantajamielikuvan luoja yritykselle, Marjakangas muistuttaa.

- Rekrytoinnin sujuvuus jättää kaikille hakijoille positiivisen kuvan, ja edesauttaa hyvien hakijoiden löytymistä jatkossakin.

Accountor Rekryratkaisu

Accountor Rekryratkaisu tarjoaa kaikki mitä tarvitset ammattimaiseen ja hallittuun rekrytointiin. Näet kaikki hakemukset ja niihin liittyvät kommentit reaaliaikaisesti yhdessä paikassa.Tutustu Accountor Rekryratkaisuun


Jäikö joku artikkelissa askarruttamaan mieltäsi? Lähetä sähköpostia asiantuntija@accountor.fi –osoitteeseen, niin jatketaan keskustelua aiheesta.

Ota yhteyttä Lisää ajankohtaisia uutisia Tilaa uutiskirje